Verifactu para empresas: qué es y cómo cumplir antes de 2027

Verifactu es el conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación que se use en España. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla un artículo de la Ley General Tributaria modificado por la Ley 18/2022 (Crea y Crece). La idea de fondo es simple: la AEAT quiere que cada factura emitida en España se genere con un sistema que no permita modificarla a posteriori sin dejar rastro.

Para conseguirlo, el reglamento exige que el software de facturación cumpla tres propiedades: integridad (los registros no se pueden alterar), trazabilidad (cada registro está encadenado con el anterior mediante una huella digital) e inalterabilidad (existe un mecanismo técnico que impide cambios silenciosos). En la práctica, esto se traduce en que cada factura genera un registro firmado electrónicamente que incorpora el hash del registro anterior, formando una cadena verificable.

Verifactu no es una declaración nueva ni una obligación fiscal añadida. No sustituye al Modelo 303, no cambia el cálculo del IVA, no afecta a la presentación trimestral. Lo que cambia es el sistema con el que emitís las facturas. Si vuestro software genera facturas válidas para Verifactu, la operativa del día a día sigue igual.

El reglamento define dos formas de cumplir, y la empresa elige cuál usa.

Modalidad Verifactu (envío inmediato). Cada factura, en el momento de emitirse, se envía automáticamente a la AEAT mediante un servicio web. La AEAT acusa recibo y la factura incorpora un código QR específico junto con la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "Verifactu". El cliente puede escanear ese QR y comprobar que la factura existe en los registros de Hacienda. A cambio del envío, el reglamento ofrece ventajas operativas — por ejemplo, no es obligatorio conservar los registros localmente más allá de los plazos generales.

Modalidad no-Verifactu (sin envío inmediato). Las facturas no se envían a la AEAT en el momento, pero el sistema debe firmarlas electrónicamente, encadenarlas con hash y conservarlas accesibles para una eventual inspección. El QR de la factura existe igualmente pero sin la mención "Verifactu". La AEAT puede pedir los registros en cualquier momento y deben estar disponibles íntegros.

Ninguna de las dos exime de cumplir el reglamento. Ambas requieren un sistema adaptado al RD 1007/2023. La diferencia es operativa: con Verifactu el envío es continuo y visible; sin Verifactu el envío solo ocurre si Hacienda lo pide, pero el sistema tiene que estar igual de blindado.

El RD 1007/2023 fijaba originalmente la entrada en vigor para julio de 2025 (fabricantes) y enero de 2026 (empresas obligadas). Esas fechas se aplazaron mediante el Real Decreto-ley 15/2025. Las fechas reales con las que hay que trabajar ahora son las siguientes:

Fabricantes y comercializadores de software de facturación: 29 de julio de 2025. Desde esa fecha, todo software nuevo que se produzca o se comercialice en España debe cumplir Verifactu.

Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): 1 de enero de 2027. Desde esa fecha, toda factura que emita una sociedad debe generarse con un sistema adaptado.

Resto de obligados, incluidos autónomos en IRPF: 1 de julio de 2027. (Este artículo está enfocado en empresas, no en autónomos persona física, pero la fecha es relevante para sociedades que facturan a profesionales.)

Quedan fuera de Verifactu las empresas obligadas al SII (Suministro Inmediato de Información), las empresas con domicilio fiscal en territorios forales (País Vasco y Navarra, que tienen sus propias normativas) y algunos supuestos concretos del reglamento. Si tu empresa no está en ninguno de esos supuestos, la regla por defecto es que tendrás que cumplir.

Esta es la confusión que más nos encontramos cuando hablamos con empresas. Son dos marcos legales distintos y los plazos no coinciden.

Verifactu regula cómo debe funcionar el software con el que generas tus facturas, independientemente de cómo las envíes al cliente. Afecta a casi todas las empresas españolas.

Facturación electrónica B2B obligatoria regula que las facturas entre empresas tengan que enviarse en un formato electrónico estructurado (Facturae u otros formatos admitidos) en lugar de PDF por correo. Viene de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) pero su entrada en vigor depende de un reglamento de desarrollo y de la habilitación de una plataforma pública. A día de hoy ese reglamento sigue en tramitación y no hay fecha confirmada de obligatoriedad.

Una empresa puede cumplir Verifactu y seguir enviando facturas por correo electrónico en PDF, porque Verifactu no obliga al canal de envío al cliente. Una vez que entre en vigor la facturación electrónica B2B obligatoria, tendrá que cumplir también la segunda. Son piezas separadas del mismo movimiento de digitalización, pero conviene no mezclarlas en la planificación.

La otra confusión habitual es asumir que un sistema que digitaliza facturas — escanea, extrae datos con OCR y las archiva — sirve para cumplir Verifactu. No sirve.

Digitalizar facturas recibidas es lo que hacéis con las facturas que os llegan de vuestros proveedores: escaneo certificado, captura de datos, archivo digital sustituyendo al papel. Está regulado por una normativa distinta (Orden EHA/962/2007 y posteriores) y es voluntario.

Emitir facturas Verifactu es lo que hacéis con las facturas que sacáis vosotros: el sistema que las genera tiene que cumplir los requisitos del RD 1007/2023. Es obligatorio.

Son problemas distintos, marcos legales distintos, soluciones distintas. Hemos visto empresas comprar un escáner certificado pensando que con eso resolvían Verifactu — no es así. Y al revés, empresas que adaptan su facturación a Verifactu siguen pudiendo archivar las facturas recibidas en papel si quieren, aunque no es lo recomendable.

El régimen sancionador está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 (antifraude) y desarrollado por el RD 1007/2023. Las sanciones afectan a dos sujetos distintos.

Para empresas que usen software no adaptado: multa fija de 50.000 euros por ejercicio. La sanción se aplica por la mera tenencia o uso de un sistema de facturación que no cumpla los requisitos cuando la norma exige que los cumpla. No hace falta que haya intención de defraudar — basta con que el sistema no esté adaptado.

Para productores y comercializadores de software no conforme: multa fija de 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema. Esto incentiva al mercado a actualizar sus productos a tiempo y explica por qué los fabricantes serios ya están lanzando versiones compatibles.

Más allá de la sanción concreta, una inspección que detecte que el sistema de facturación no cumple Verifactu deja a la empresa en una posición difícil con la AEAT para todo lo demás. Y los registros de facturación deben conservarse cuatro años, así que el problema no se queda en el momento de la inspección.

Hay tres escenarios posibles. Casi todas las empresas medianas españolas están en uno de los tres.

1. Vuestro sistema ya es Verifactu

Si facturáis con Holded, Sage, Odoo Enterprise versión 17 o superior, A3, Wolters Kluwer o cualquier ERP comercial mayoritario, el fabricante ya tiene módulo Verifactu o lo va a tener antes del plazo. Lo que toca es activarlo, verificar que el QR aparece correctamente en las facturas emitidas, decidir si vais en modalidad Verifactu (envío inmediato) o no-Verifactu (conservación local), y validar con una factura de prueba que todo el ciclo funciona. Es el escenario más fácil.

2. Vuestro fabricante anuncia adaptación pero todavía no está

Algunos sistemas verticales (ERPs sectoriales, software de gestión específico) están anunciando la adaptación pero todavía no la han entregado. Aquí hay que hacer dos cosas: confirmar por escrito con el proveedor en qué fecha tendrá disponible la versión compatible, y tener un plan B por si esa fecha se retrasa más allá del plazo legal. Si el proveedor no se compromete con una fecha, hay que asumir que no va a llegar y mover ficha antes.

3. Vuestro sistema no se va a adaptar

Es el escenario más común en empresas que facturan con un desarrollo antiguo a medida, con un Excel evolucionado durante años, o con software descontinuado. Aquí las opciones son: migrar a un sistema comercial Verifactu, sustituir solo la capa de facturación manteniendo el resto del proceso, o construir una capa Verifactu encima del sistema actual. La elección depende de cuánto encaja el sistema actual con el flujo real del negocio, no de qué es más rápido de implementar.

Para gestorías y administradores de fincas hay un punto adicional: el sistema tiene que poder facturar en nombre de varias entidades sin mezclar registros entre ellas. No todos los sistemas comerciales lo hacen bien con multi-empresa real, así que conviene verificarlo antes de comprometerse con uno.

Tenemos Verifactu implementado y en producción en empresas españolas que facturan con sistemas distintos — desde ERPs comerciales hasta desarrollos a medida construidos por nosotros. Lo que hacemos depende del escenario en el que esté cada empresa.

Si el sistema ya es Verifactu, auditamos la configuración, validamos que el envío a la AEAT funciona, comprobamos el formato del QR y dejamos al equipo formado para operar la modalidad elegida. Si el sistema no lo es y el fabricante no va a adaptar, construimos la capa de facturación Verifactu sin migrar el resto de la operativa. En Alza Reformas y MIVAL Bombas el ciclo de facturación completo — emisión, remesas SEPA, conciliación, entrega al gestor — se gestiona desde módulos a medida que construimos nosotros; añadir cumplimiento Verifactu encima de eso es una extensión natural del mismo trabajo.

En el caso de gestorías o administradores de fincas, la complejidad añadida del multi-empresa la resolvemos garantizando que cada entidad facturada mantiene su propia cadena de registros, sin contaminación entre clientes y con auditoría separada por entidad. Es uno de los escenarios donde más sentido tiene construir a medida en lugar de adaptar un comercial.

• Odoo y Verifactu: cómo adaptar tu facturación para 2027 — si facturáis con Odoo concretamente.
• Eliminar el Excel del ciclo de facturación en la empresa — el paso previo si todavía facturáis fuera de un sistema.
• Caso Alza Reformas y MIVAL Bombas — ciclo de facturación completo automatizado donde Verifactu encaja de forma natural.