Una plataforma a medida para dos empresas, dos modelos de negocio.
Alza Reformas y MIVAL Bombas gestionaban toda su administración en Excel. Hoy tienen un sistema que emite, domicilia, concilia y entrega al gestor de forma automática.
El cliente
Alza Reformas y MIVAL Bombas son dos empresas con el mismo equipo de gestión administrativa. Una persona centraliza toda la operativa de ambas: clientes, presupuestos, facturación, cobros, relación con proveedores y entrega de documentación al gestor. Los presupuestos parten del equipo técnico y llegan a administración, que desde ahí lleva todo el ciclo hasta el cobro.
Dos empresas con modelos de facturación completamente distintos, gestionadas por el mismo equipo con las mismas herramientas.
Alza Reformas trabaja por obra: cada proyecto tiene su presupuesto, su factura y su cobro. El volumen es variable y cada operación es distinta.
MIVAL Bombas tiene facturación recurrente masiva: cientos de facturas que se generan de golpe, se domicilian por SEPA y se envían por email al cliente final.
¿Tu ciclo de facturación sigue en Excel?
Auditamos tu proceso actual y construimos la solución que tu empresa necesita, sin desarrollo genérico que no encaja y sin empezar desde cero.
Hablemos de tu casoTodo el ciclo de facturación vivía en Excel
El proceso real de administración era una cadena de cinco pasos. Cada uno se hacía a mano.
Emitir la factura. Crear el giro bancario. Gestionar el cobro. Conciliar con el extracto. Entregar al gestor.
- La numeración de facturas era manual, con riesgo de saltarse el correlativo o repetir número, lo cual es un problema serio ante una inspección fiscal.
- El fichero SEPA para el banco se preparaba a mano. Un IBAN mal copiado de un Excel con cientos de filas podía tumbar una remesa entera. Sin ningún tipo de validación.
- Cuando el banco devolvía el extracto mensual, había que casar cada cobro con su factura mirando las dos hojas a la vez, y anotar las devoluciones una a una.
- Era imposible saber de un vistazo qué estaba facturado pero sin cobrar sin cruzar varios archivos a mano.
- La entrega al gestor cada trimestre era recopilar facturas y resúmenes en un correo o una carpeta sin estructura.
Una herramienta construida a su medida
No adaptamos un software existente ni pedimos al equipo que aprendiera una herramienta genérica que no encajaba con su forma de trabajar. Construimos una plataforma específica para las necesidades de Alza Reformas y MIVAL Bombas.
El principio que guió todo el desarrollo: cada módulo se construye para resolver un problema concreto, pero de forma que pueda activarse para otras empresas sin reescribir nada. Lo hecho para un cliente amplía la plataforma, no la fragmenta.
9 módulos. Validados con datos reales.
Remesas SEPA
Generación automática del fichero de domiciliaciones bancarias en formato C19, validado contra remesas reales con más de 300 transacciones. Cada IBAN se valida con checksum mod-97 antes de entrar en la remesa, eliminando la principal causa de devoluciones cuando se manejan cientos de IBANs en un Excel.
Conciliación bancaria
Importación automática de extractos bancarios en formato Norma 43, con sugerencias de emparejamiento entre factura y cobro por puntuación. Gestión de devoluciones integrada. Vista en tiempo real del estado de cada factura: cobrada, pendiente o devuelta.
Importación masiva desde Excel
Cientos de facturas procesadas en una sola pasada: normalización de IBANs, validación de NIF, deduplicación para reimportaciones seguras y numeración correlativa automática.
Envío de facturas por email
Plantilla personalizable por empresa con color de marca y logo propios. El envío es manual por remesa, con revisión explícita del equipo antes de que salga ningún email al cliente final. Worker dedicado en producción.
Entrega al gestor
Al cierre de cada periodo, el sistema genera automáticamente un CSV de conciliación compatible con Excel en español, un PDF de estado de cuenta y los sube a Dropbox. El gestor recibe facturas, resumen de cobros y estado de cuenta sin necesidad de pedirlos.
Presupuestos con PDF corporativo
Generador de presupuestos vinculado a cada obra. Aprobar un presupuesto crea automáticamente la factura emitida correspondiente. Numeración correlativa garantizada.
Gestión de clientes y obras
Base de datos de clientes y obras integrada con el ciclo de facturación. Cada factura, presupuesto y cobro queda vinculado a su obra y cliente desde el primer momento.
Recordatorios de certificados
Alertas automáticas para renovar certificados de Hacienda y Seguridad Social antes de que caduquen. Cada obra nueva necesita estos certificados al día.
Cola de revisiones
Panel centralizado de incidencias: NIFs en conflicto, errores de lectura, remesas sin casar. Todo lo que necesita atención humana aparece en un solo lugar.
Antes y después
| Área | Antes | Después |
|---|---|---|
| Numeración de facturas | Manual, con riesgo de errores | Correlativa automática, sin huecos |
| Remesas SEPA | Preparadas a mano, sin validación | Generadas automáticamente con validación de IBAN |
| Devoluciones bancarias | Sin forma de prevenirlas | Validación previa elimina la causa principal |
| Conciliación de cobros | A ojo, factura por factura | Sugerencias automáticas por puntuación |
| Estado de cobros | Imposible sin cruzar Excel | Vista en tiempo real por factura |
| Entrega al gestor | Correo manual cada trimestre | CSV, PDF y Dropbox automáticos con un clic |
| Gestión de dos empresas | Dos Excel paralelos sin relación | Una plataforma, dos empresas, datos integrados |
Patrones que se repiten en empresas españolas
A medida no significa desde cero
Una plataforma bien construida con módulos activables permite dar a cada empresa algo que parece diseñado para ella, reutilizando el trabajo entre clientes. Lo específico de cada proyecto amplía la plataforma en lugar de fragmentarla.
Sanear los datos en la base
Almacenar todos los importes monetarios en céntimos fue una decisión técnica invisible para el usuario, pero elimina una clase entera de errores de redondeo en un sistema fiscal. Las decisiones de fondo correctas se pagan una vez.
Validar contra datos reales
El generador SEPA y el lector de extractos bancarios se contrastaron contra ficheros reales de los bancos del cliente antes de darse por buenos. Los estándares bancarios tienen variantes por entidad que no aparecen en ninguna especificación.
Poner un humano donde el error es irreversible
El envío de emails a clientes finales es manual por decisión consciente. Enviar cientos de correos de forma automática sin revisión previa tiene un coste potencial muy alto. Automatizar no significa eliminar todo control humano.
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Auditamos tu proceso actual y construimos la solución que tu empresa necesita, sin desarrollo genérico que no encaja y sin empezar desde cero.