Validar datos extraídos de facturas: importes y duplicados
Un sistema que lee facturas acierta casi siempre. El problema es saber cuáles ha fallado. Esta guía explica qué comprobaciones automatizar, cómo clasificar las incidencias y qué no se puede validar sin una persona.
Respuesta rápida: Validar datos extraídos de facturas son cuatro comprobaciones: que el documento cuadre consigo mismo (base + IVA = total), que el NIF supere su dígito de control, que la factura no esté ya registrada (NIF + número + fecha) y que encaje con el histórico de ese proveedor. Lo que no cuadra no se descarta: se clasifica entre lo que el sistema corrige solo, lo que marca sin bloquear y lo que para hasta que una persona decide.
Por qué la extracción no basta
Un sistema que lee facturas automáticamente acierta la mayoría de las veces. El problema no es la media: es que no sabes cuáles ha fallado. Una factura de 701,80 € leída como 70,18 € no se distingue de una correcta mirando la lista, y se detecta tres meses después, cuadrando el trimestre.
Validar es el paso que convierte «el sistema ha leído esto» en «podemos fiarnos de esto». Y la parte útil es que casi todas las comprobaciones que importan son comprobaciones que una máquina hace mejor que una persona, porque no se cansa a la factura número doscientas.
Las cuatro familias de validación
Las comprobaciones que merecen la pena se agrupan en cuatro familias. Las tres primeras son automáticas y baratas. La cuarta es la que de verdad distingue un sistema montado de uno a medias.
1. Aritmética interna
Que el documento cuadre consigo mismo. Base por tipo de IVA debe dar la cuota, y base más cuota debe dar el total. Si hay retención de IRPF, el líquido debe ser total menos retención. Suena trivial y es la que más errores de lectura caza: una cifra mal leída rompe la suma casi siempre.
La trampa está en el redondeo. Con varias líneas, el IVA se puede calcular por línea o sobre la suma, y los dos métodos difieren en céntimos. Una tolerancia de un céntimo por línea evita convertir en incidencia lo que solo es una forma distinta de redondear.
2. Identidad del emisor
Que el NIF tenga una forma válida y que corresponda a quien dice la factura. El formato español es comprobable sin consultar a nadie: el dígito o la letra de control se calculan a partir del resto. Un NIF que no supera su propio dígito de control está mal leído o mal escrito.
Eso dice que el NIF es sintácticamente válido, no que la empresa exista ni que esté activa. Son dos preguntas distintas y conviene no confundirlas.
3. Duplicados
El error más caro y el más silencioso, porque una factura contabilizada dos veces deduce IVA dos veces. La clave que funciona en la práctica es la combinación de NIF del emisor, número de factura y fecha. Dentro de un mismo emisor el número no se repite, así que esa tríada identifica el documento aunque llegue dos veces por vías distintas.
Hay dos casos que parecen duplicados y no lo son, y conviene tratarlos aparte para no bloquear trabajo legítimo: las facturas rectificativas, que referencian a la original, y los abonos, que llevan importe negativo.
4. Coherencia con lo que ya sabes
Aquí es donde la validación deja de ser genérica. Un proveedor que nunca habías tenido, un importe diez veces mayor que la media histórica de ese emisor, una fecha de un trimestre ya cerrado, un tipo de IVA que ese proveedor nunca aplica. Nada de eso está mal por definición; todo eso merece que alguien lo mire.
Qué hacer con cada incidencia
Detectar no sirve de nada si todo acaba en el mismo montón. Esta es la clasificación que usamos, con datos inventados para los ejemplos:
- Se corrige sola. Diferencias de redondeo dentro de tolerancia, espacios o puntos en el NIF, fechas en formatos distintos. El sistema normaliza y sigue. No molesta a nadie.
- Se marca y sigue. La factura entra, pero señalada. Proveedor nuevo, importe fuera de rango habitual. No bloquea el cierre; se revisa cuando hay un rato.
- Se para. No entra hasta que alguien decide. Posible duplicado, el total no cuadra fuera de tolerancia, NIF que no supera el dígito de control, documento ilegible.
- No es decisión del sistema. A qué obra o centro de coste se imputa, si un gasto es deducible, si una factura a caballo entre dos trimestres va a uno u otro. Esto es criterio contable y es de vuestro gestor o de vuestra administración.
La proporción entre esos cuatro cajones es el indicador real de si el sistema está bien montado. Si la bandeja de «se para» tiene cuarenta facturas cada mes, el sistema no te está ahorrando trabajo: te lo está cambiando de sitio.
¿Cuántas facturas acaban revisándose a mano?
Es la pregunta que de verdad mide si un sistema de facturas funciona. Si la respuesta en vuestro caso es «casi todas» o «no lo sabemos», ahí hay algo que mirar.
Ver dónde encaja la validación en el flujo →Lo que no se puede validar automáticamente
Conviene decirlo claro, porque es donde más se promete de más:
- Que el servicio se haya prestado. Ningún sistema sabe si el proveedor hizo el trabajo. Eso solo lo sabe quien lo encargó.
- Que el precio sea el pactado. Salvo que exista un presupuesto o un contrato en el sistema contra el que contrastar, el importe es un dato, no una verdad.
- Que el gasto sea deducible. Depende de la afectación a la actividad y de criterios que cambian con el caso. Un sistema puede sugerir; decidir, no.
- Que el documento sea una factura válida. Que lleve todos los datos obligatorios se puede comprobar; que sea auténtica y no esté manipulada, no desde una imagen.
Los requisitos de contenido de una factura están en el Real Decreto 1619/2012, que es el reglamento de obligaciones de facturación. Es la referencia para saber qué campos tienen que estar, no para saber si lo que dicen es cierto.
Cómo medir si la validación funciona
Tres números, revisados una vez al mes, bastan para saberlo:
- Porcentaje que pasa sin tocar. El que entra, se valida y se contabiliza sin que nadie intervenga. Es el ahorro real.
- Falsos positivos. Facturas paradas que resultaron estar bien. Si son muchas, las reglas están demasiado apretadas y el sistema genera trabajo en vez de quitarlo.
- Errores que se escaparon. Los que aparecieron después, al cuadrar. Son los caros, y el único que importa de verdad reducir a cero.
No publicamos un porcentaje de referencia porque depende demasiado del tipo de proveedor, de la calidad de los documentos y del sector. El número que importa es el vuestro, medido antes y después.