Facturas recibidas · Proveedores
Que la factura del proveedor llegue sola al cierre.
Entra por email, se le sacan los datos, se comprueba que cuadran y lo dudoso espera a que alguien lo mire. Al cierre, el paquete sale al gestor.
No ofrecemos digitalización certificada. Extraemos y dejamos los datos listos; los originales se conservan según la normativa.
Para quién
Si cada trimestre alguien
ordena una carpeta de PDFs.
Esto le sirve a quien recibe suficientes facturas de proveedor como para que teclearlas sea media jornada, y a quien las tiene repartidas entre el correo, el móvil de obra y una carpeta compartida.
Es el proceso que más nos piden. Un cliente nuestro mueve hoy 455 facturas por trimestre entre emitidas y recibidas con este circuito montado.
Cómo funciona
Qué pasa con una factura recibida,
paso a paso.
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01
Entra
Por email, reenviando el correo del proveedor a una dirección propia de vuestra empresa: lo que reenviáis es lo que entra, así que decidís vosotros qué se contabiliza y qué no. También por foto de WhatsApp, por Telegram y SMS, o subiendo el PDF directamente. Cada documento queda guardado tal cual llegó.
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02
Se extraen los datos
Emisor, NIF, fecha, número, base, tipo de IVA, cuota y retención. El OCR saca el texto y un modelo de lenguaje interpreta qué es cada bloque, que es lo que distingue esto de un escaneo.
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03
Se valida
Que la base más el IVA cuadren con el total, que el NIF tenga forma válida, que el número de factura de ese proveedor no esté ya registrado. Lo que cuadra sigue; lo que no, se marca.
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04
Alguien revisa las excepciones
Facturas ilegibles, importes que no casan, proveedores nuevos, conceptos con varios tipos de IVA. Esto no lo resolvemos solos: va a una bandeja y lo decide vuestro equipo. Es la parte que ningún proveedor debería prometeros automatizada del todo.
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05
Sale
Al cierre, el paquete al gestor por email, Dropbox o Drive, con un fichero importable en su programa. O contra vuestro sistema, si tiene por dónde entrar.
Lo que confirma siempre una persona: todo lo que cae en la bandeja de excepciones. El sistema no inventa un dato que no ha podido leer con seguridad, lo marca y espera.
Lo que no hace
No es digitalización certificada.
Conviene decirlo sin rodeos porque es la confusión más común. Lo que hacemos es extraer los datos y dejarlos listos para contabilizar. La digitalización certificada es otra cosa: el proceso homologado por la AEAT que permitiría destruir el papel. No lo ofrecemos, así que los originales se conservan según la normativa.
El deber de conservar las facturas recibidas, y de hacerlo garantizando la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, está en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el reglamento de facturación. La digitalización certificada y la homologación de los programas que la hacen están en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, y la AEAT publica la lista de software homologado.
Si tenéis dudas sobre qué podéis destruir y qué no, consultadlo con vuestro gestor: aquí describimos lo que hace el sistema, no damos asesoramiento fiscal.
Dónde encaja
Encima de lo que ya tenéis.
No hace falta cambiar de programa. El circuito se apoya en vuestro correo, vuestro almacenamiento y el sistema donde ya lleváis la contabilidad, y entrega en el formato que acepta vuestra gestoría.
Está montado así en Alza Reformas y MIVAL Bombas. La otra tarea que se repite cada año es la conciliación del modelo 347, que usa estos mismos datos.