De texto libre a datos estructurados. Sin migrar de plataforma.
Cómo automatizamos el onboarding de clientes y transformamos la gestión de 845 alumnos de una academia náutica, Escuela Náutica Alisios.
El cliente
Escuela fundada hace más de una década, con sede principal en Valencia y actividad en Denia, Madrid, UCV, UPV, Oropesa y Alcoy. Imparten titulaciones náuticas oficiales (PER, PNB, PAYA, Capitán de Yate, Licencia de Navegación) y organizan experiencias de navegación. El equipo de administración gestiona la operativa diaria: comunicación con alumnos, marketing, captación y webinars. Aproximadamente 1.400 contactos en base de datos.
"Llevaba años introduciendo los datos de cada alumno a mano en un campo de texto. Nadie nos dijo que el sistema podía hacer esto de otra forma."
— Equipo de administración, Escuela Náutica Alisios
¿Tu empresa gestiona esto en Excel o en texto libre?
Auditamos tu proceso y construimos la solución que necesitas, sin migrar de plataforma ni empezar desde cero.
Hablemos de tu caso13 datos críticos vivían como texto libre en un campo HTML
El sistema central de Alisios era Odoo SaaS. Una solución sólida, pero las decisiones técnicas tomadas en su día dejaban el sistema muy por debajo de sus capacidades reales.
Los 13 datos operativos más importantes de cada alumno vivían dentro de un único campo de texto libre llamado "Notas": fechas de examen, resultados, prácticas, importes pagados y pendientes. Sin posibilidad de filtrar, exportar ni automatizar nada.
- No se podía filtrar "alumnos con pago pendiente". Había que abrir ficha por ficha.
- No se podía exportar la lista de aprobados de una convocatoria.
- Consultar los resultados de la GVA requería introducir 381 DNIs manualmente, uno por uno. Varios días de trabajo del equipo.
- Cada matriculación nueva suponía entre 5 y 10 minutos de trabajo manual. Cada venta, cada vez.
- El sistema acumulaba 68 etiquetas con duplicados invisibles, basura importada e inconsistencias de formato.
Nadie les dijo que se podía
El sistema ya tenía capacidades que nadie había activado. Odoo incluye una funcionalidad nativa llamada "Properties" que permite crear campos personalizados sin escribir código, sin pagar Studio extra, sin afectar el coste de mantenimiento. Existía desde antes del proyecto.
Antes de proponer ningún cambio, auditamos lo que ya tenían. Esa auditoría es siempre el primer paso.
4 semanas. Todo en producción.
Onboarding automático tras pago
Cuando una factura pasa a "pagada": pedido confirmado, alumno matriculado en el campus eLearning, etiquetas aplicadas, email de bienvenida enviado. Cero minutos de trabajo manual del equipo. Validado con pagos reales vía Redsys.
Sistema de webinars con seguimiento
Cada inscripción y asistencia genera automáticamente una oportunidad de seguimiento. Tres listas operativas: inscritos, asistentes, inscritos que no asistieron. Configuración nativa, sin código nuevo.
Bot de resultados de exámenes
Consulta automática del portal de la Generalitat Valenciana por cada alumno, mapeo de resultados y generación de borradores de email diferenciados por resultado. 98,5% de precisión contrastada sobre datos históricos reales.
16 campos personalizados y migración masiva
Sede, fecha de nacimiento, fecha de examen, estado del examen, prácticas de navegación, radio, vela y Baleares, importes pagado y pendiente. Sin una sola línea de código añadida a Odoo. Migración de 845 fichas: 5.759 campos escritos, cero errores, en 3 minutos.
Antes y después
| Área | Antes | Después |
|---|---|---|
| Datos de alumno | Todo en texto, imposible filtrar | 16 campos estructurados, filtrables y exportables |
| Matriculación nueva | 5 a 10 minutos de trabajo manual por venta | Cero minutos, completamente automatizado |
| Resultados GVA | 2 a 3 días del equipo por convocatoria | 20 a 30 minutos con el bot |
| Etiquetas del sistema | 68 con duplicados y basura | 50 significativas y limpias |
| Dependencia del consultor | Sin documentación propia | Documentación completa entregada, operan solos |
Patrones que se repiten en empresas españolas
Nadie les dijo que se podía
Muchas empresas operan con sistemas que tienen capacidades sin usar porque ningún proveedor anterior las mostró. Auditar lo que ya existe casi siempre encuentra valor escondido antes de proponer nada nuevo.
Datos críticos en texto libre
Fechas, importes y estados viviendo dentro de campos de notas es uno de los patrones más comunes. Solucionable con migraciones bien planificadas, casi siempre sin desarrollo a medida.
Documentación que sobrevive al proyecto
Todo sistema que no está documentado para el equipo del cliente crea dependencia hacia el consultor. Documentar bien significa que el cliente puede operar solo desde el primer día.
El dato clave aparece en la conversación
Los detalles que moldean el sistema no están en los requisitos escritos. Están en la conversación con quien hace el trabajo cada día, no con quien firma el contrato.
¿Tu empresa tiene procesos manuales que deberían ser automáticos?
Auditamos lo que tienes y te decimos qué se puede resolver sin migrar de plataforma ni empezar desde cero.